Wir von F&U confirm wünschen Ihnen erholsame und schöne Feiertage, egal, welche Sie feiern und wie Sie das tun. Auch die Feiertage laufen in diesem Jahr anders ab als geplant und gehofft, mögen sie dennoch ruhig und fröhlich für Sie sein und Sie gut ins neue Jahr hineinkommen.
Bleiben Sie gesund!
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We here at F&U confirm wish you happy holidays – no matter which ones you are celebrating and how. Despite even the holiday season expected to be a lot different for most of us may yours be peaceful and calm and may the new year bring you only good things.
Dieses Jahr war alles etwas anders. Nein, sehr anders. Damit erzählen wir Ihnen nichts neues. Auch uns hatte es völlig kalt erwischt und so waren Frühjahr und Sommer fast totenstill. Wie auch wir hofften die meisten Auftraggeber*innen, dass sich die Situation doch irgendwie bessert und verschoben ihre Veranstaltungen wieder und wieder oder gleich auf in ein oder zwei Jahren, manche sagten sie auch ganz ab. Einige waren jedoch mutig (oder war es Verzweiflung?) und entschieden sich, ihre Veranstaltung virtuell durchzuführen. Anfänglich waren das einfache Meetings über Zoom oder ähnliches, wo sich jeder zuschaltete. Vorträge und auch Posterpräsentationen ließen sich so relativ gut umsetzen, auch wenn eine direkte Kommunikation teils nur eingeschränkt möglich war. Dabei blieb jedoch vieles auf der Strecke: der direkte, persönliche Austausch, das Gespräch beim Kaffee, auch für Ausstellerfirmen gab es nur ganz eingeschränkte Möglichkeiten, sich zu präsentieren.
Optionen zum persönlichen Austausch
Angeregt von diesen Erfahrungen und dem Wunsch, es besser zu machen, sowie mit reichlich freier Zeit durch abgesagte Veranstaltungen fingen wir an zu recherchieren. Dabei waren wir natürlich nicht die einzigen, auch viele Anbieter von Konferenzsoftware waren eiligst dabei, ihr Angebot zu erweitern und neue Anbieter sprossen wie Pilze aus dem Boden. So haben wir recherchiert, sortiert und sind schließlich bei einigen Konferenzapps hängengeblieben, die möglichst vieles in sich vereinten. Damit haben wir nun bereits einige große und internationale Konferenzen (fast) rein virtuell umgesetzt.
Unser Fazit?
Es war wild. Unsere Lernkurve zeigte so steil nach oben, dass sie teilweise fast senkrecht war. Aufgrund unbekannter Strukturen, unvorhergesehener Anforderungen und ja, auch dem einen oder anderen handfesten Problem schoben wir eine Nachtschicht nach der anderen. Während der Konferenzen hätten wir Kilometergeld verdient (wer denkt, dass man bei einer virtuellen Konferenz die ganze Zeit am Rechner sitzt, hat keine Ahnung 😀 ). Wir haben uns so viele Techniktutorials angeschaut und Internetforen durchstöbert, dass wir uns eigentlich ein Zertifikat an die Wand hängen könnten. Viereckige Augen haben wir allemal bekommen. Und trotz allem hat es auch Spaß gemacht. Wirklich. Nach all den Wochen und Monaten der Ungewissheit hat diese Herausforderung auch Mut gemacht, dass es weitergehen kann. Egal, wie sich die Lage entwickelt.
Kabelsalat – je virtueller, umso mehr
Selbstverständlich ist uns bewusst, dass wir hiermit in einer sehr privilegierten Lage sind. Andere, die wie wir im Veranstaltungsmanagement tätig sind, können nicht so einfach auf virtuell umsteigen (man denke nur an Hochzeiten und sonstige private Feiern, Konzerte, Theateraufführungen etc. – auch wenn selbst hier viele hervorragende Ideen entstanden sind). Und dann sind da noch die ganzen Dienstleistungen drumherum, vom Messebau über Veranstaltungstechnik bis hin zum für Präsenzveranstaltungen so wichtigen Catering. Hier ist trotz enormer Kreativität und persönlichem Einsatz bedauerlicherweise vieles weggebrochen.
Dennoch hoffen wir von Herzen, dass sich auch für diese Bereiche die Situation bald bessert. Sollten Sie selbst eine (wissenschaftliche) Veranstaltung planen, sei es komplett virtuell oder hybrid und dabei noch Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung benötigen, sprechen Sie uns gern an. Gemeinsam finden wir einen Weg, damit Ihre Veranstaltung nicht komplett abgesagt werden muss.
Bleiben Sie gesund!
Titelfoto: Photo by Nicole Geri on Unsplash – much appreciated! Weitere Fotos: privat
Im KUBUS finden seit ein paar Wochen wieder Veranstaltungen statt, überwiegend intere des UFZ, aber auch externe Gäste trauen sich wieder in unser Haus. Dabei sind aktuelle Hygiene- und Abstandsregeln einzuhalten, die allerdings recht unterschiedlich ausfallen können. Bei der Veranstaltung hier im Bild stehen alle Stühle 1,50 m voneinander entfernt und es gibt auch keine Tische. In diesem Szenario passen nur sehr wenige Personen in einen Raum, wir bekommen teils nicht mal mehr ein Drittel der üblichen Personenzahl unter. Zur Zeugnisübergabe einer Schule dagegen wurde im Vorfeld die Beteiligung verbindlich abgefragt und darauf aufbauend erstellte die Schulleitung Sitzgruppenpläne, so dass Familienmitglieder nebeneinder saßen und somit deutlich mehr Personen in den Raum passten.
Sieht ganz schön leer aus…
Glücklicherweise verfügen alle Räume des KUBUS über eine moderne und gerade erst noch einmal frisch überholte Klimaanlage, so ist immer für frische und reine Luft gesorgt, egal zu welcher Jahreszeit und unabhängig vom Lüften.
Seien Sie also versichert, dass Sie bei uns mit Abstand gut aufgehoben sind.
[… German below] Yay! Finally we are holding our first serious virtual conference. Serious like in a week long and completely online. We have had a lot of hybrid conferences or hybrid elements in conferences before, or smaller online events, but a full week long conference with several hundred participants from all over the world […]
Neue Anforderungen bringen neue Aufgaben mit sich: Ich hätte mir wohl kaum träumen lassen, dass die beim Aushilfsjob an der Käsetheke vor Jahren erworbenen Kenntnisse später einmal so nützlich sein könnten (wobei, nicht meiner damaligen Chefin zeigen, sie hätte definitiv was auszusetzen…). Heute fand im KUBUS die erste externe Veranstaltung seit Monaten statt. Eine Zeugnisübergabe […]
Geht es Ihnen bei virtuellen Besprechungen auch oft so wie unserem Raben im Bild? Drucken Sie sich das Bild doch einfach aus und malen es ganz nach Belieben aus, während die Besprechung hängt und der Browser lädt und lädt und lädt… Fertige Bilder gern zurück an uns! Wir sind gespannt. *** Are you often feeling […]
Heute war ich mal wieder in einer unserer Webkonferenzen und zwar in einer sehr exemplarischen, nämlich in einer Webkonferenz über Webkonferenzen: Ein freundlicher Geschäftsführer stellte uns seine Software vor. Wir erleben jetzt nämlich live und in Echtzeit, wie die Dinge aus der analogen Welt in die digitale schöne neue gezaubert werden, so z.B. die Rolle des Conveners. In der wahren Welt ist ein Convener jemand, der auf einer Konferenz eine Session leitet, die Diskussion moderiert, mitunter auch freundlicherweise selbst mit Hand anlegt, wenn ein Mikro gewechselt wird oder jemand vor Aufregung seine Vortragsdatei verruschelt hat. In der digitalen jedoch ändert sich das Aufgabenspektrum dramatisch: Jetzt müssen alle regelmäßig angeblafft werden, die Mikros auszuschalten, damit nicht alle mithören, wie im Off die Katze mit Milchtopf vom Tisch fällt; Vorträge müssen aufgezeichnet, Chats in Schwung gehalten werden und vieles andere. Der Geschäftsführer versicherte uns, dass es für diesen Aufgabenkatalog einen Leitfaden geben würde – in ‚einfacher Sprache‘. Ich musste vor Glück in die Teetasse prusten. Ich liebe einfache Sprache. In einer Zeitschrift stand mal ein Auszug aus dem ‚Faust in einfacher Sprache‘, und Goethe ist mir noch nie so nahe gegangen! da stand: „Ich tu mir so leid. Deswegen will ich jetzt zaubern lernen“. Gott, wie hab ich mich verstanden gefühlt. Passt irgendwie zu diesen Zeiten!
[English below] Der Leipziger KUBUS, mal wieder ganz vorbildlich: Gern können Sie im sonnigen Foyer platznehmen. Die Tische sind schon im empfohlenen Mindestabstand aufgestellt. Ihrem Mittagessen oder auch einem fachlichen Austausch von Tisch zu Tisch steht nichts im Weg. *** The Leipziger KUBUS comme il faut: Please take a seat in our sunny foyer. Tables […]
[English below] Nicht wenige von Ihnen dürfen gerade Meetings online abhalten. Ist Ihnen dabei aufgefallen, dass eigentlich die meisten immer gleich beginnen? Hier ist jedenfalls ein ganz exklusiver Mitschnitt aus dem Chat eines unserer letzten Treffen… A. Hallo hallo:) A. Hallo hallo:) M. Hallo hallo! 🙂 A. …siehst Du mich? M. Siehst du mich schon? […]
[English below] Wir organisieren nicht nur Konferenzen international, auch einzelne Mitglieder unseres Team sitzen auf der anderen Seite der Welt – und das liegt nicht am Virus. Seit vielen Jahren lebt und arbeitet unser geschätzter Kollege Mario schon in Chile. Heute schreibt er uns, wie es gerade bei ihm so aussieht und was er in […]
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